Fora de Série
Este espaço destina-se a prestar homenagem a um colaborador que mensalmente se distinga com especial relevo na sua atividade. A escolha final é da responsabilidade da Redação do BIP mas a colaboração das Coordenações de todas as Unidades é preciosa pois as sugestões e motivações são fundamentalmente da sua responsabilidade...
A nomeação para a rubrica “Fora de Série” desta edição do BIP surge na sequência da candidatura do INESC TEC, Laboratório Associado coordenado pelo INESC Porto, ao Eixo Prioritário I “Competitividade, Inovação e Conhecimento”, no âmbito do Programa Operacional Regional do Norte 2007-2013.
A preparação da candidatura foi centralizada por um grupo de trabalho composto por elementos da Unidade de Sistemas de Energia (USE) e do Departamento de Informação e Logística – Controlo de Gestão (DIL-CG).
CANDIDATURA EIXO PRIORITÁRIO I “Competitividade, Inovação e Conhecimento" (PROGRAMA OPERACIONAL REGIONAL DO NORTE 2007-2013)
1. A preparação da candidatura ao Eixo Prioritário I “Competitividade, Inovação e Conhecimento”, no âmbito do Programa Operacional Regional do Norte 2007-2013, foi muito exigente para o INESC Porto, especialmente para este grupo de trabalho que o Luís Seca liderou. Na sua opinião, quais são as nossas hipóteses de conquistar este financiamento?
Luís Seca (USE): No programa BEST CASE foram apresentados oito projetos cuja avaliação é independente, pelo que uma avaliação menos positiva num deles não condiciona os restantes.
Eu diria que a candidatura está globalmente bem elaborada, apresenta projetos de grande interesse científico e tecnológico. Portanto, penso que reúne as condições necessárias para ver aprovados, senão todos, a maior parte dos projetos. Obviamente que, não tendo lido em detalhe os textos de todas as propostas, estou a fundamentar a minha opinião na competência que é reconhecida aos demais intervenientes.
2. Muitos colaboradores do Laboratório Associado INESC TEC (com o INESC Porto no fulcro) souberam da preparação desta candidatura. No entanto, poucos sabem qual é o âmbito e os objetivos do programa proposto. Pode explicar-nos, num parágrafo, em que consiste o programa BEST CASE?
Bernardo Silva (USE): O programa BEST CASE tem como objetivo reforçar e incentivar a capacidade científica e tecnológica do INESC TEC, como Laboratório Associado que tem o INESC Porto na sua génese, apostando em melhorar a competência de cada uma das equipas através da criação de projetos de cooperação.
O programa trará valor acrescentado à instituição, na medida em que reforçará a cadeia de valor e o reconhecimento internacional.
3. Toda a equipa de Controlo de Gestão do DIL (Departamento de Informação e Logística), a qual é coordenada por si, está nomeada para esta distinção. Como viu o desempenho da equipa no âmbito do apoio à preparação desta candidatura? Sente-se orgulhosa?
Marta Barbas (DIL-CG): Nestas circunstâncias, sentimos sempre o orgulho do trabalho bem feito. Acho que conheço muito bem a equipa que temos e as capacidades coletivas e individuais, que já em outras ocasiões foram reconhecidas. A principal diferença foi o total empenho coletivo nesta candidatura e no qual ficou demonstrado o verdadeiro espírito de equipa, de colaboração multidisciplinar e de autonomia, que, sem qualquer dúvida, em muito contribuiu para que completássemos esta tarefa com sucesso!
Esta candidatura revelou-se uma verdadeira corrida contra o tempo, o que pela experiência que temos não constituiu qualquer surpresa, mas apenas com a total dedicação e a elevada competência demonstrada, foi possível cumprir o nosso objetivo: concluir com sucesso a submissão da candidatura.
4.Em que consistiu especificamente o papel da equipa de Controlo de Gestão do DIL, no âmbito da preparação desta candidatura?
Vanda Ferreira (DIL-CG): O trabalho da equipa de Controlo de Gestão consistiu numa variedade de tarefas, relacionadas desde logo com o desenvolvimento da “ferramenta” de orçamentação dos nove projetos que compõem a candidatura.
Posteriormente, foi necessário consolidar e validar todos os orçamentos recebidos e adaptá-los ao modelo convencionado pela entidade financiadora (CCDRN), o que se revelou extremamente minucioso, complexo e com vários “bugs” pelo caminho.
Depois de inseridos os orçamentos na plataforma eletrónica, bem como a restante informação financeira, tivemos de inserir toda a informação técnica e anexar a cada um dos projetos à imensa lista de documentos solicitados.
5. A Cidália é o membro da equipa de Controlo de Gestão do DIL com mais “anos de casa”. No âmbito do seu percurso de mais de 25 anos no INESC Porto, que outros grandes desafios profissionais destacaria?
Cidália Lima (DIL-CG): Neste meu percurso de mais 25 anos, devo dizer que já me deparei com inúmeros desafios. No entanto, devo evidenciar dois momentos.
O primeiro momento foi em 2004, quando no âmbito de uma auditoria do Plurianual 2000-2003 foi-nos exigido que carimbássemos novamente todos os documentos apresentados (cerca de quatro mil). Esta exigência deveu-se à alteração da denominação do Programa de Financiamento e apenas nos foi comunicada pela entidade financiadora depois de finalizada a execução financeira.
O outro desafio marcante da minha carreira ocorreu em 2007, quando a mesma entidade apresentou mais uma alteração no método de prestação de contas dos Gastos Gerais nos projetos nacionais. Esta alteração consistiu basicamente na necessidade de apresentar documentos, quando anteriormente bastava uma declaração, o que poderia implicar a devolução de financiamentos recebidos. Ora, para evitar esta situação, a organização de todo o processo de recolha e tratamento dos documentos ficou a meu cargo. Este trabalho foi feito posteriormente com a equipa do controlo de gestão e implicou alguns serões nas caves no “arquivo morto”.
Apesar das dificuldades sentidas nestes momentos, devo confessar que já não esperava outro desafio desta dimensão depois de celebrar as “bodas de prata” com o INESC Porto. A monotonia não é decididamente uma característica da minha carreira.
6. Qual foi o momento mais crítico do processo de preparação desta candidatura? Alguma vez temeu que não conseguissem terminar a tempo?
Bárbara Maia (DIL-CG): Destacaria dois momentos críticos, no meio de uma semana extremamente complicada. Para além da submissão da candidatura, nessa semana estava também a decorrer uma Auditoria Financeira da Comissão Europeia a três projetos europeus. O INESC Porto é coordenador num desses projetos, com todo o trabalho e responsabilidade que isso acarreta para o Controlo de Gestão.
O primeiro momento crítico deu-se quando estávamos a 24 horas da deadline e ainda não tínhamos o código imprescindível para iniciar o processo de submissão dos nove projetos que compõem a Candidatura BEST CASE. Apesar dessa situação se dever a motivos alheios ao Controlo de Gestão, acabou por limitar muito a nossa margem de manobra para a submissão atempada da referida candidatura.
O segundo momento que destacaria como crítico foi quando, a nove horas da deadline e depois de três horas de tentativas mal sucedidas para inserir dois projetos, entrámos em “pânico” e por breves momentos tememos de facto não conseguir levar a bom porto a submissão da candidatura. Foi então o momento de pedir “reforços” ao Prof. Peças Lopes, que tinha já um reforço em alerta, o Bernardo, e que foi uma peça imprescindível para que conseguíssemos cumprir o nosso objetivo.
Depois de conseguirmos “perceber” a aplicação, à qual apenas tivemos acesso naqueles instantes, a inserção dos vários projetos começou a fluir. Ainda assim, apenas conseguimos concluir grande parte do trabalho já depois de nascer o dia.
7. Apesar de ser o elemento mais jovem da equipa de Controlo de Gestão do DIL, esta já é a sua segunda nomeação para “Fora de Série”. Curiosamente, a primeira nomeação também surgiu no âmbito da preparação de uma grande candidatura a um programa do ON2. Qual das duas candidaturas foi a mais exigente? Sentiu que a experiência da primeira candidatura a preparou para o desafio desta segunda candidatura? Se sim, em que sentido?
Tânia Leandro (DIL-CG): Em primeiro lugar devo agradecer ao programa ON2, pois foi a complexidade reconhecida do seu processo de submissão de candidaturas que permitiu repetir a nomeação para “Fora de Série”. Sem dúvida alguma esta candidatura foi bastante mais exigente do que a anterior, pois tratou-se da submissão de uma candidatura envolvendo nove projetos, o que implicou um esforço enorme de consolidação, para além da inserção de todos os projetos numa plataforma que não é propriamente fácil de trabalhar.
Obviamente que a experiência da primeira candidatura permitiu, por um lado, antecipar alguns dos entraves com que nos depararíamos e por conseguinte sofrer por antecipação. Por outro lado, também permitiu encontrar mais facilmente formas de os ultrapassar.
8. Terminaremos este breve questionário, pedido que comente a seguinte citação da Direção do INESC Porto (DIP), que nomeou este grupo de trabalho para esta distinção.
Estas pessoas demonstraram uma dedicação tão fantástica como abnegada, espírito de entreajuda, apoio mútuo e sacrifício que merece ser relevado nesta ocasião especial, ainda que noutras circunstâncias se reconheça que outros colaboradores do INESC Porto também o saibam demonstrar.
Luís Seca (USE): Foi de facto um processo intenso porque envolveu um número muito alargado de contribuições de um número ainda mais alargado de pessoas num curto espaço de tempo. Somar toda a capacidade existente no universo INESC TEC (Laboratório Asssociado) com um conjunto de projetos ambiciosos e traduzi-los num formulário em que a cada quadro apresenta um novo “tesourinho”, é de facto complexo e digno de guião de um filme do Indiana Jones.
A verdade é que no INESC TEC há muita competência e é apenas preciso que se perceba que as coisas funcionam muito melhor em conjunto, remando todos para o mesmo lado. Este processo demonstrou que a cadeia de valor começa ainda antes da ciência, naqueles que criam condições para que ela aconteça, e aí acho que devemos todos dar os meus parabéns à equipa de controlo de gestão que fez um trabalho notável.
