Fora de Série

Este espaço destina-se a prestar homenagem a um colaborador que mensalmente se distinga com especial relevo na sua atividade. A escolha final é da responsabilidade da Redação do BIP mas a colaboração das Coordenações de todas as Unidades é preciosa pois as sugestões e motivações são fundamentalmente da sua responsabilidade...

MARGARIDA GONÇALVES

1. No próximo ano comemora 20 anos de “casa”. Este reconhecimento público veio em boa hora?

Tardou, mas chegou… :) :) :)

Este “Fora de Série” tem um sabor especial, pois simboliza o reconhecimento do trabalho que tenho vindo a desenvolver ao longo destes anos. Uma palavra de reconhecimento é igualmente importante para nos sentirmos motivados, para continuarmos a querer ser cada vez melhores.

Considero que o reconhecimento público é uma forma da instituição valorizar os seus Recursos Humanos, estimulando e recompensando a eficácia, a dedicação e o empenho.

2. Ao longo dos últimos anos, o INESC TEC – Laboratório Associado tem vindo a crescer exponencialmente. Qual tem sido o impacto deste crescimento no trabalho desenvolvido pela equipa dos Recursos Humanos (RH)?

O constante crescimento da instituição (adesão de Unidades de investigação ao INESC Porto, aumento do número e da diversidade de colaboradores e internacionalização), as constantes alterações legislativas, bem como as crescentes exigências das entidades financiadoras aumentaram dramaticamente a carga de trabalho na área RH.

Neste âmbito, destacaria as atualizações permanentes das nossas normas e procedimentos internos, a informatização e simplificação de processos, a reestruturação de funções e da base de dados de RH, bem como as atualizações permanentes da informação na Intranet.

Este processo de crescimento obriga-nos ainda a um esforço contínuo de adaptação, bem como a uma grande disponibilidade e flexibilidade de horários, por forma a assegurar as novas e complexas tarefas e o cumprimento dos prazos estipulados.

3. Qual foi o maior desafio que a Margarida sentiu no seu trabalho, no plano individual, desde que a instituição iniciou este processo de crescimento galopante?

O maior desafio foi, e continua a ser, gerir o aumento excessivo da carga de trabalho, sem perder a eficiência e a qualidade. Destaco ainda a elevada sobrecarga com tarefas e solicitações diversas e em simultâneo e, finalmente, os prazos de entrega muito curtos.
Este crescimento galopante tem exigido uma grande capacidade de adaptação à mudança, trabalho e empenho, bem como atualizações contínuas.

4.Com uma equipa composta por três elementos, os Recursos Humanos (RH) têm a seu cargo a gestão de mais de 600 colaboradores. De que forma é feita a divisão de trabalho entre os elementos que compõem esta equipa?

Em traços gerais, sou a responsável pela coordenação e execução de atividades inerentes à gestão administrativa dos RH (processo trimestral de complementos de bolsa e de docentes; prémios de publicação; processo de avaliação de desempenho; potencial científico; plurianual (atualização da equipa); análise e organização dos processos de RH a serem aprovados em Reunião de Unidades (RU); programas de contratação de doutorados no âmbito do Ciência 2008 e do Laboratório Associado, Bolsas BII; acompanhamento das candidaturas a bolsas individuais FCT; elaboração de listagens e estatísticas diversas; resolução e encaminhamento de assuntos diversos; redação de documentos como cartas, declarações,…) e a responsável pelo “Núcleo de Bolseiro”.

O José Carlos Dores é o responsável pelo processamento de salários; gestão e atualização da base de dados e do cadastro de pessoal; seguros (saúde, acidentes pessoais, acidentes de trabalho e serviços de segurança, higiene e saúde no trabalho); elaboração de mapas, declarações anuais e inquéritos (férias, anexo J, relatório único, IRS…); elaboração de contratos de trabalho; controlo e verificação de marcações no relógio de ponto; indicadores RH, entre outras tarefas.

A Leonor Oliveira é a responsável pela divulgação de oportunidades de emprego (editais) a nível nacional e internacional, bem como pela comunicação dos resultados aos candidatos. Apoia e executa tarefas administrativas tais como: elaboração de contratos/adendas de bolsa, atualização do histórico dos bolseiros, organização de dossiers, controlo da documentação e respetivo envio para as entidades financiadoras; elaboração da informação sobre a renovação dos processos individuais; e apoio na atualização da equipa e do inquérito ao potencial científico e tecnológico nacional.

5. Centremo-nos agora no trabalho de atualização da equipa de investigação do INESC TEC, que motivou a sua nomeação como “Fora de Série”. Qual era o período de execução desta tarefa? Foi um deadline difícil de cumprir?

Foi um grande desafio num curtíssimo espaço de tempo …
A atualização de equipas é feita à data de 31 de dezembro de cada ano e tem em vista o apuramento do valor de membros Elegíveis Equivalentes a Tempo Integral (EETIs) das Unidades de Investigação (UIs) e Laboratórios Associados (LAs), no âmbito do Programa de Financiamento Plurianual de Unidades de I&D e Laboratórios Associados.
Esta atualização é feita em duas fases:
Inicia-se com a atualização da equipa, que consiste na inserção de todos os membros integrados e colaboradores no Portal da Fundação para a Ciência e a Tecnologia (FCT) e a confirmação por parte dos membros Integrados da pertença à equipa do INESC TEC.
Após a lacragem da equipa, decorre a segunda fase, que é a atualização da estrutura funcional. Esta segunda fase passa por associar a cada Unidade de Investigação os membros integrados e colaboradores, já validados e confirmados na 1ª fase.
Esta tarefa implicou uma elevada sobrecarga de trabalho, tanto em termos quantitativos como na questão da afetação de tempo suplementar, pois só desta forma foi possível cumprir o prazo estipulado.

6. Qual foi o papel dos seus colegas de equipa, José Carlos Dores e Leonor Oliveira, para o sucesso desta tarefa?

A colaboração dos meus colegas ao nível da inserção e validação dos dados foi fulcral para que a tarefa fosse submetida com sucesso a tempo e horas.
Não posso deixar de agradecer igualmente ao Secretariado e aos Coordenadores de Unidade do INESC TEC, que contribuíram para o sucesso deste trabalho e, consequentemente, para esta nomeação.

7. “Gigantesco” e “Minucioso” foram os dois adjetivos escolhidos pela responsável pelo Departamento de Informação e Logística (DIL) para caracterizar a tarefa de atualização da equipa de investigação do INESC TEC. Qual é o maior desafio que este tipo de tarefa encerra?

Este processo é feito anualmente, mas este ano foi ainda mais “gigantesco” e “minucioso”, dada a inclusão dos colaboradores das Unidades Associadas (UGEI, CISTER, LIAAD, CRACS e o HASLab) na equipa do INESC Porto. No total, este processo perfez o registo de 678 colaboradores.

Para além da inserção dos dados dos colaboradores no sistema de informação da FCT, o primeiro desafio desta tarefa foi reunir a informação de todos os membros da equipa do INESC TEC. Saliento que nem todos os membros, mais concretamente os das Unidades Associadas, estão inseridos na nossa Base de RH.

Posteriormente foi necessário obter, em tempo útil, a confirmação de pertença à equipa por parte de todos os colaboradores considerados como membros integrados (445 confirmações no total).

Por último, foi necessário conciliar e integrar este processo com outros que decorreram em simultâneo na área dos RH.

A conclusão desta tarefa de inserção de toda a equipa no prazo previsto só foi possível graças ao empenho, dedicação, trabalho de equipa e tempo suplementar dos elementos do DIL/RH.

8. O que a motiva a trabalhar numa instituição como o INESC TEC?

A experiência de trabalhar no INESC TEC é, simplesmente, enriquecedora e gratificante. Há nesta instituição a oportunidade de fazer coisas novas, diferentes e com desafios permanentes. Esta dinâmica, apesar de exigir muito em termos pessoais e em termos técnicos, proporciona uma permanente sensação de mudança, de estímulo à criatividade, promovendo um crescimento contínuo a todos os níveis.

Costumo dizer que a montante da produtividade está a motivação e a jusante está a satisfação. Só pessoas satisfeitas e realizadas com o seu trabalho, com a instituição onde colaboram, com os colegas - e que recebam o reconhecimento devido -, terão motivação para “dar o litro” e verdadeiramente “vestir a camisola”.

9. Considera que, dada a dimensão do INESC TEC, o papel dos Recursos Humanos nesta instituição tem potencial de crescimento (ao nível do acolhimento de novos colaboradores ou da elaboração de planos de carreira, por exemplo?

Penso que os Recursos Humanos têm, indiscutivelmente, um lugar no INESC TEC, principalmente se evoluirmos de uma pura Gestão de Pessoal para uma efetiva Gestão de Recursos Humanos.

Esta Gestão de Recursos Humanos assenta num papel de consultadoria e assessoria ao “management”, que passa pelo desenvolvimento de políticas de Recursos Humanos, nomeadamente métodos de gestão por objetivos, avaliação dos colaboradores pelo desempenho, aplicação de sistemas de recompensa estruturados, formação qualificada. Ou seja, políticas que realmente possibilitam uma “gestão de carreira”.

Neste contexto, o nosso trabalho passará muito pelo desenvolvimento de condições e ferramentas que ajudem e facilitem essa Gestão de Recursos Humanos.

10. Terminaremos este questionário, pedindo que comente a sua nomeação, a qual foi feita pela responsável do DIL, Maria Graça Barbosa?

Desta vez, e também por sugestão de pessoas fora do DIL, venho propor que seja destacada no mês de março a Margarida Gonçalves, que coordenou a equipa de Recursos Humanos no trabalho de atualização da equipa de investigação do INESC TEC no sistema de informação da Fundação para a Ciência e a Tecnologia (FCT).

Na verdade, com a dimensão atual desta equipa, que contou pela primeira vez com as unidades associadas LIAAD, CRACS, UGEI, CISTER e o parceiro privilegiado HASLab, tratou-se de um trabalho gigantesco e minucioso, exigindo grande dedicação, persistência, muita paciência e trabalho extra por parte da Margarida e da sua equipa, para conseguir concluir a inserção de toda a equipa no prazo previsto.

Trata-se de um trabalho pouco visível e nem sempre reconhecido, embora necessário no contexto do financiamento e reconhecimento do Laboratório Associado INESC TEC e, desta vez, com um grau de dificuldade e dimensão acrescidos.

E porque as formiguinhas também gostam de ser lembradas, proponho então que a Margarida Gonçalves, enquanto líder da equipa dos Recursos Humanos, seja nomeada fora de série do mês de março.

É com muita satisfação e orgulho que leio estas palavras de reconhecimento, mas acima de tudo encaro-as como um novo desafio: não desiludir aqueles com quem trabalho diariamente revelando a flexibilidade e o discernimento necessários para fazer face às constantes mudanças.

Contudo, aproveito para referir que o sucesso desta tarefa não é somente mérito meu, mas também do José Carlos Dores e da Leonor Oliveira.