Fora de Série

Este espaço destina-se a prestar homenagem a um colaborador que mensalmente se distinga com especial relevo na sua atividade. A escolha final é da responsabilidade da Redação do BIP mas a colaboração das Coordenações de todas as Unidades é preciosa pois as sugestões e motivações são fundamentalmente da sua responsabilidade...

GRASIELA ALMEIDA

1. Esta é a primeira vez na história da rubrica “Fora de Série” do BIP que recebemos uma nomeação conjunta de três responsáveis (coordenação da UESP - Unidade de Engenharia de Sistemas de Produção, coordenação da UITT – Unidade de Inovação e Transferência de Tecnologia e responsável pelo Gabinete Brasil). O que significa para si ter sido nomeada não por um, mas sim por todos os seus chefes?

É muito gratificante quando o nosso esforço é recompensado. O meu objetivo é, obviamente, desempenhar sempre um bom trabalho, até para me sentir realizada comigo mesma, mas é ótimo quando este esforço é reconhecido.

2. A ligação da Grasiela ao INESC TEC começou em 2005. Conte-nos como tem sido o seu percurso profissional desde essa altura.

Acho que o universo esteve a meu favor aquando do baby boom no INESC Porto. Senão vejamos: em 2005 vim substituir a (então) secretária do Departamento de Informação e Logística (DIL), Lídia Vilas Boas. Quando se aproximava o fim desta experiência, justamente no momento em que terminava o meu contrato, chega a boa nova de mais duas colegas em licença de maternidade! Assim, em abril de 2006, substituí a Marta Oliveira e a Sónia Pinto, ambas secretárias da UESP. O trabalho era muito diferente, o ritmo era alucinantemente veloz e ainda me recordo da dificuldade de saber o nome de todos (mesmo tendo na secretária uma folha com as fotos e respetivos nomes). Em outubro, mais uma colega (a Flávia Ferreira) estava de partida para a árdua tarefa de dar a luz, o que me levou a ficar por mais alguns meses.

Lamentavelmente, em 2007, cessou o fenómeno maternal e, consequentemente, os motivos para renovar a minha colaboração no INESC Porto. Mas os ventos mantiveram-me por perto: ainda o Verão não tinha terminado, e assumi o secretariado do Programa Doutoral em Sistemas Sustentáveis de Energia, MIT|Portugal, na Faculdade de Engenharia da Universidade do Porto (FEUP).

Em 2009, e com grande entusiasmo, recebi o convite para voltar ao INESC Porto, desta vez como Assistente do Diretor Científico da UTEN|Portugal - rede de TTo’s (Gabinetes de Transferência e Tecnologia) direcionada para a comercialização e internacionalização da Ciência. No âmbito deste papel tive a oportunidade de organizar diversos workshops e apoiar a organização da conferência internacional ICTPI’09.

No final desse ano, fui convidada a assumir o secretariado da UESP e a dar apoio a duas unidades totalmente novas para mim (UITT e Grupo de Robótica). Estas novas tarefas, que assumi em parceria com a Marta Oliveira, elevaram as noções de “ginástica e equilíbrio” para um novo nível.

Posteriormente orientei a formação de Helena Leal, que acabou por assumir o secretariado do ROBIS em 2011. No final desse ano, novamente por força de uma licença de maternidade, desta vez de Lídia Vilas Boas, acabei por dar apoio (ainda que ténue) à coordenação do secretariado. Recentemente, assumi também o secretariado do Gabinete Brasil, função que tem crescido exponencialmente.

2. A Grasiela concilia, desde o início de 2012, o secretariado de duas unidades de I&D do INESC TEC (UESP e UITT) com o secretariado do novo Gabinete Brasil. Quando lhe lançaram o desafio de colaborar com o Gabinete Brasil, qual foi o seu primeiro pensamento?

Foi uma surpresa muito grande, até porque, confesso, era alheia à estratégia de difusão do INESC Porto por terras sul-americanas. Por isso, nunca conseguiria supor que fosse abordada sobre este assunto. Mas fiquei muito feliz por confiarem em mim ao ponto de me proporem este desafio, que tem sido crescente nos últimos meses. Quais são as principais diferenças entre o trabalho de secretariado numa Unidade de I&D do INESC TEC e num projeto como o Gabinete Brasil? São ambos muitos distintos, mas igualmente exigentes. O trabalho de uma secretária de Unidade de I&D (como a UESP e a UITT) é muito diversificado, quer nas tarefas que desenvolvemos, na constante exigência de resolução de problemas, quer no acompanhamento das mais variadas situações e problemas que surjam e que nós, como secretárias, por sermos o rosto mais próximo de todos, temos que solucionar de imediato. Este tipo de situações também se verificam no âmbito do Gabinete Brasil, mas há outras que ganham particular relevo, como o aprofundar de conhecimentos sobre a realidade do Brasil (política, demográfica e cultural) e a necessidade de um acompanhamento em tempo real das questões estratégicas do INESC P&D Brasil.

3. Como é que habitualmente gere o seu tempo, particularmente nos momentos de picos de trabalho?

Creio que ainda tenho muito que aprender nesse departamento pois é, de facto, muito complexo gerir prioridades em momentos de muita pressão sem perder clareza e a capacidade de análise. O sorriso é uma arma preciosa e é essencial manter a calma. No entanto, por vezes é difícil decidir se atendo um assunto urgente mas pouco importante, em detrimento de um assunto que, embora menos urgente, seja crucial para o desenvolvimento da Unidade naquele momento. O importante é manter-me organizada para que os diversos assuntos não escapem o controlo. Valer-me de notas, cábulas, agendas nos mais variados formatos – tudo vale para que nada falhe. Mas, por vezes, simplesmente não consigo estar atenta o suficiente ou tomar a melhor decisão e é aí que ocorre o erro. O importante é resolver a situação com o mínimo de prejuízo possível, tirar lições sobre o sucedido para poder diminuir a margem de erro e evitar que pelo menos esse volte a acontecer.

4.Eficiente, autónoma, responsável, simpática, bem-disposta, disciplinada, criativa e humilde são alguns dos adjetivos que os seus chefes usam para descrevê-la. Qual é o segredo para manter essas características mesmo quando está num momento de pico de trabalho e a correr contra o tempo?

Alguns dos predicados que descrevem estão relacionados com a personalidade de cada um que, suponho, influencie a forma como encaramos o dia-a-dia, o trabalho e as pessoas. Mas a aprendizagem que tive (e continuo a ter) desde o primeiro dia nesta instituição foi essencial para me ter tornado na profissional que hoje sou.

5. A organização de um Workshop no Brasil surge como o primeiro grande marco do seu trabalho no âmbito do Gabinete Brasil. Qual é o balanço que faz desta experiência?

Foi, de facto, um trabalho muito absorvente e que exigiu a coordenação das viagens de responsáveis e de colaboradores de diversas Unidades e da Direção em representação do INESC Porto em várias cidades Brasileiras. O apoio incondicional do Mauro e a disponibilidade de todos os intervenientes, inclusive das colegas secretárias, ajudou a que tudo corresse muito bem.

6. Que conselhos daria a uma secretária em início de carreira?

Eu vim para o INESC Porto, sem qualquer experiência, para substituir uma secretária em licença de maternidade. Sabia que era um emprego temporário, mas lembro-me perfeitamente de, durante o caminho, pensar que era uma sortuda por ter esta oportunidade. Por isso mesmo, tinha que me esforçar, ser exigente comigo antes de terceiros o serem, respeitar as colegas que ia encontrando, absorver todo o conhecimento como uma esponja, tomar notas de tudo e ser uma solução e nunca um problema. Como dizia Einstein, "O único lugar onde o sucesso vem antes do trabalho é no dicionário".

7. Terminaremos este questionário, pedindo que comente a sua (extensa !) nomeação.

UESP – A Grasiela exerceu funções de secretariado na UESP nos últimos anos, sempre com um desempenho fora de série. Executa as funções atribuídas com grande eficiência, autonomia, fiabilidade e sentido de responsabilidade. É muito proativa, procurando resolver os problemas mesmo antes de acontecerem ou antes de alguém pedir a sua resolução. Finalmente faz tudo isto com simpatia e boa disposição, contribuindo para os resultados e o ambiente de trabalho da Unidade.

UITT – A Grasiela não é uma "Fora de Série". É uma "Série de Fora". Porque no dia-a-dia, todos os dias, tem uma disciplina, uma organização, um profissionalismo, uma criatividade, uma humildade, uma simpatia, e um espírito de "problem solving" constantes, que viabilizam e potenciam um trabalho muito mais produtivo e rico a muitos de nós.

Gabinete Brasil - A Grasiela Almeida assumiu a responsabilidade de secretariado de três diferentes áreas do INESC TEC, nomeadamente a UESP, UITT e o Gabinete Brasil. Desde o início do ano vem prestando suporte direto à coordenação do Gabinete Brasil e do INESC P&D Brasil nas ações de negociação entre o INESC TEC e a PETROBRÁS, o qual culminou com a organização, no último mês de abril, de um Workshop no Rio de Janeiro/Brasil, nas instalações do CENPES/PETROBRÁS. O Evento foi organizado em conjunto com a equipa de suporte da PETROBRÁS e levou 8 investigadores de diferentes unidades do INESC TEC ao Brasil. Neste período, o esforço para compreender o mercado brasileiro e a logística necessária para a atuação do INESC TEC em um país continental como o Brasil, tem sido constante e desafiador para a Grasiela.

Como referi anteriormente, faço o meu trabalho o melhor que posso e sei, tentando sempre aprender coisas novas para poder ir mais longe e ser mais útil, embora reconheça que sou muito nova e tenho ainda um longo caminho a percorrer.

Acredito que todos devem dar o seu melhor para que possamos vencer os crescentes desafios, tendo em vista um maior sucesso global. Mas, obviamente, o reconhecimento por parte das chefias é extraordinariamente importante para manter um elevado grau de motivação, bem como de satisfação pessoal e profissional. O apoio, a compreensão e o incentivo por parte dos responsáveis sempre esteve presente e é muito importante para a continuidade do meu trabalho.

Só me resta agradecer com imenso carinho as palavras que me dedicaram e desejar continuar a corresponder a todos os desafios que me forem propostos.